Administrar contenido

El contenido se puede agregar, ver y organizar fácilmente en Dokurama Share.

Agregar contenido

Usted construye el contenido del sitio al crear una estructura de carpetas organizada y luego agregarle contenido.

Hay dos formas de agregar contenido a Dokurama Share: crear contenido nuevo o cargar contenido existente desde su computadora.

Hay diferentes opciones disponibles dependiendo de si está agregando archivos o agregando carpetas.

Agregar carpetas (Version 6 en adelante)

Puede agregar carpetas desde fuera de Dokurama Share y crear nuevas carpetas dentro de un sitio.

Hay tres formas de agregar carpetas:

Haga clic en Crear en la biblioteca de documentos; consulte Creación de carpetas
Arrastra y suelta carpetas desde tu computadora: consulta Arrastrar y soltar carpetas
Cree carpetas a partir de plantillas: consulte Creación de carpetas a partir de una plantilla

Creación de carpetas

La sección Biblioteca del panel del explorador muestra la estructura de carpetas del sitio actual. Un nuevo sitio contiene solo una carpeta denominada Documentos. Agregue nuevas carpetas aquí.

Elija dónde desea agregar una carpeta, ya sea usando el panel del explorador o haciendo clic en las carpetas en la lista de archivos.
Haga clic en Crear y luego en Carpeta.
Introduzca un nombre para la carpeta.

El nombre de la carpeta no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? : y |. Cuando el nombre contiene un carácter no permitido, Guardar está deshabilitado.

Nota: El nombre de la carpeta puede incluir un punto siempre que no sea el último carácter.
Agregue un título y una descripción para la carpeta.
Haga clic en Guardar.

Verás la nueva carpeta en el panel del explorador.

Carpetas de arrastrar y soltar

Puedes arrastrar y soltar carpetas directamente desde tu computadora a Dokurama Share.

Nota: Arrastrar y soltar no está disponible en todos los navegadores; recomendamos usar con Google Chrome o Firefox.

Cuando suelte una carpeta, también se agregarán subcarpetas o archivos en la carpeta soltada. Esto significa que puede agregar conjuntos completos de archivos y carpetas y mantener su estructura.

Si existen carpetas vacías en la estructura de carpetas que carga, también se crearán.

Nota: los archivos Thumbs.db, desktop.ini y DS_Store no se cargan, incluso si existen dentro de una carpeta que arrastra y suelta.

Elija dónde desea agregar una carpeta, ya sea usando el panel del explorador o haciendo clic en las carpetas en la lista de archivos.
Haga clic en la carpeta en Windows Explorer, Apple Finder o en su escritorio. Mantenga presionado el botón del mouse mientras arrastra la carpeta y luego suéltelo para soltar la carpeta.

Puede arrastrar y soltar carpetas en el nivel actual o directamente en otra carpeta. Se mostrará una flecha cuando los archivos estén colocados correctamente sobre una carpeta que se va a soltar. No puede arrastrar y soltar contenido directamente en carpetas en las vistas Tabla, Audio o Medios.

No puede cargar carpetas cuyos nombres contengan los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? : y |.

Nota: El nombre de la carpeta puede incluir un punto siempre que no sea el último carácter.

Si coloca archivos o carpetas en una ubicación donde ya hay un archivo o carpeta con ese nombre, se agregarán como otro archivo con -1 agregado a su nombre de archivo.

Creación de carpetas a partir de una plantilla

Además de crear carpetas desde cero, también puede crear carpetas a partir de plantillas.

Nota: Las plantillas solo están disponibles si su administrador de Alfresco ha configurado algunas para usted.

Elige dónde quieres añadir la carpeta.

La lista de elementos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada. La carpeta que cree se agregará aquí.
Haga clic en Crear y luego en Crear carpeta a partir de plantilla.

Se mostrará una lista de plantillas disponibles.
Seleccione la plantilla.

Se agrega una nueva carpeta basada en la plantilla a la biblioteca de documentos. Si la plantilla contiene contenido y subcarpetas, estos también se replicarán en la nueva carpeta.

Agregar archivos

Puede agregar archivos existentes desde fuera de Dokurama Share y crear nuevos archivos dentro de un sitio.

Use la opción Subir para subir archivos existentes desde su computadora a la biblioteca.

También puede arrastrar y soltar uno o más archivos a la vista de biblioteca, incluso a una carpeta en particular.

Sugerencia: en Vista detallada puede arrastrar y soltar archivos en el nivel de biblioteca actual o directamente en una carpeta. Se mostrará una flecha cuando los archivos estén colocados correctamente sobre la carpeta que se va a soltar. En todas las demás vistas, puede soltar archivos solo en el nivel de biblioteca actual. Entonces, si desea colocarlos en una carpeta específica, esa carpeta debe estar abierta en la vista de biblioteca.

El menú Crear ofrece opciones para crear diferentes tipos de contenido directamente en la biblioteca: documentos de texto sin formato, HTML y XML, así como tres tipos de contenido de Google Docs (documentos, hojas de cálculo, presentaciones ). También puede crear contenido a partir de una plantilla.

Subiendo archivos

Agregar archivos desde su computadora a Dokurama Share es simple. Puede cargar un solo archivo o varios archivos a la vez.

Puedes subir archivos de dos maneras: arrastra y suelta archivos desde tu ordenador directamente a la biblioteca, o haz clic en Subir. Cuando arrastra y suelta, un contorno azul resalta el punto de colocación seleccionado.

Sugerencia: puede arrastrar y soltar archivos en el nivel de biblioteca actual o directamente en una carpeta. Se mostrará una flecha cuando los archivos estén colocados correctamente sobre la carpeta que se va a soltar. No puede arrastrar y soltar contenido directamente en carpetas en las vistas Tabla, Audio o Medios.

Nota: Internet Explorer 8 y 9 no admiten la funcionalidad de arrastrar y soltar. Si está utilizando uno de estos navegadores, debe hacer clic en Subir para agregar contenido.

Seleccione la carpeta en la biblioteca de documentos donde desea agregar su contenido.

Cuando selecciona una carpeta en el panel del explorador, la lista de elementos muestra el contenido actual de esa carpeta. Al usar la acción Subir, los archivos que seleccione se agregarán aquí.
Haz clic en Subir.
Haga clic en Seleccionar archivos para cargar en el cuadro de diálogo Cargar archivos.
Busca y selecciona los archivos que deseas cargar desde tu computadora.

La biblioteca de documentos muestra el contenido cargado.

Este video le muestra cómo agregar contenido.

Creando archivos

Con la función Crear puede crear archivos de texto sin formato, HTML y XML directamente en Dokurama Share.

También puede crear contenido de Google Docs y crear contenido a partir de plantillas.

Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido.

La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada. El contenido que cree se agregará aquí.
Haga clic en Crear y luego seleccione el tipo de archivo que desea crear.

Nota: para crear contenido a partir de una plantilla, haga clic en Crear documento a partir de una plantilla y seleccione de la lista de plantillas disponibles por su administrador. Se crea un nuevo archivo con el mismo nombre que la plantilla. Puede cambiar el nombre del nuevo archivo y editar el contenido predeterminado. No se requieren otros pasos en esta tarea.
Ingrese un Nombre para el contenido.

El Nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? : y |. Cuando el nombre contiene un carácter no permitido, el botón Crear está deshabilitado.

Nota: El nombre puede incluir un punto siempre que no sea el último carácter. Esto le permite agregar una extensión (por ejemplo, .txt, .html o .xml) si lo desea, aunque no es obligatorio.
Agregue un título y una descripción para el archivo.
Agregue el contenido del archivo en el cuadro Contenido.

Para los documentos HTML, puede usar las opciones de formato adicionales, y para los documentos XML, puede incluir cualquier etiquetado XML requerido. Para documentos HTML, también puede arrastrar la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
Haga clic en Crear.

El archivo se guarda en Dokurama Share y se muestra en la pantalla de vista previa del archivo.

Creación de archivos de Google Docs

Puede crear fácilmente documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Docs desde Dokurama Share.

Los archivos que editas se almacenan temporalmente en Google Docs y luego se eliminan de Google Docs una vez que se vuelven a registrar para Compartir.

Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido.

La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada. El contenido que cree se agregará aquí. Puede crear nuevas carpetas según sea necesario.
Haga clic en Crear y seleccione el tipo de archivo de Google Docs que desea crear.

Importante: la primera vez que acceda a Google Docs, debe autorizar a Share para usar su cuenta. Si tiene un nombre de usuario de Google en su perfil de Dokurama Share, se utilizará como cuenta predeterminada. Después de responder a las indicaciones, un mensaje le informa que la autorización fue exitosa.

Compartir almacena la información de su cuenta de Google Docs. Deberá autorizar Compartir cada sesión, pero no tendrá que volver a ingresar sus credenciales cada vez.

Si su navegador le pide que permita ventanas emergentes para Documentos de Google, hágalo. Si usa Safari, no podrá usar Google Docs hasta que habilite todas las ventanas emergentes en la configuración, por lo que, por razones de seguridad, es posible que prefiera usar un navegador diferente.

Google Docs se abre con la funcionalidad estándar de Google Docs disponible, incluido el menú, la barra de herramientas y las funciones para agregar comentarios y compartir.
Haga clic en el título predeterminado para cambiar el nombre del archivo. En el cuadro de diálogo Renombrar documento, ingrese un nombre y haga clic en Aceptar.

Nota: También puede cambiar el nombre del archivo en Compartir.
Crea tu contenido.

El archivo se guarda en Documentos de Google y se bloquea en Alfresco hasta que lo registre.
Cuando termines, cierra la pestaña del navegador Google Docs.

En Compartir verás que el archivo muestra el ícono para mostrar que está abierto en Google Docs.
En Compartir, haga clic en Más y luego en Verificar en Google Doc.

Este video le muestra cómo crear contenido.

Creación de archivos a partir de una plantilla

Además de crear archivos desde cero, también puede crear archivos a partir de plantillas.

Nota: Las plantillas solo están disponibles si su administrador de Alfresco configuró algunas para usted.

Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido.

La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada. Los archivos que cree se agregarán aquí.
Haga clic en Crear y luego Crear documento a partir de plantilla.

Se mostrará una lista de plantillas disponibles.
Seleccione la plantilla.

Se agrega un nuevo archivo basado en la plantilla a la biblioteca de documentos.

Ver contenido

Para ver más de cerca un archivo o carpeta sin descargarlo, puede verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Esto le brinda más detalles, una vista previa y acceso a funciones sociales, acciones e historial de versiones.

Ver detalles de la carpeta

Vea la página de detalles de una carpeta para ver convenientemente toda la información y las acciones en un solo lugar.

Pase el cursor sobre una carpeta en la lista de archivos de la biblioteca de documentos.

Nota: asegúrese de no haber seleccionado Ocultar carpetas en el menú Opciones.
Haga clic en Ver detalles.

La página Detalles de la carpeta muestra toda la información de la carpeta, incluidas las propiedades y los permisos. Esta página incluye funciones sociales y acciones de carpeta.

Haga clic en la carpeta en la ruta de migas de pan en la parte superior de la pantalla para volver a la lista de elementos de esa carpeta.

Ver un archivo

Puede obtener una vista previa de los archivos haciendo clic en la miniatura o el nombre en la biblioteca de documentos. Todos los detalles del archivo y las acciones están disponibles en esta pantalla.

La pantalla de vista previa se divide en cuatro secciones.

Información y opciones

La información incluye la ubicación y el nombre del archivo, el número de versión, el último usuario que modificó el archivo y la fecha/hora de la modificación. Un icono a la izquierda de estos muestra el tipo de archivo. Encima de esta información hay un enlace para volver a la biblioteca de documentos.

Con las opciones puedes:

Haga clic en para descargar un archivo.
Haga clic en para indicar que le gusta un archivo. Puede volver a hacer clic en él para indicar que no le gusta.
Haga clic en para marcar un archivo como favorito. Puede volver a hacer clic en él para quitarlo de favorito.
Haga clic en para comentar un archivo. Cuando haya ingresado su comentario, haga clic en Agregar comentario.
Haga clic en para compartir un archivo. Puede copiar un enlace o compartirlo directamente en las redes sociales.

Vista previa

Las opciones de vista previa dependen del tipo de archivo que estés viendo.

Una vista previa de video tiene controles de reproducción de video estándar.

Cuando obtenga una vista previa de Microsoft Office, PDF u otro tipo de archivo basado en texto (no una imagen o un video), puede acercar y alejar, hacer clic en Maximizar para ver una vista previa más grande y desplazarse entre páginas de archivos de varias páginas.

Nota: El nivel de zoom y el número de página actual se guardan para la próxima vez que obtenga una vista previa de este elemento.

También puedes:

Descargar el archivo en su formato original o como PDF.
Haga clic en para compartir un enlace a la e incluso seleccionar Vincular a la página actual.
Haga clic en para buscar texto dentro del archivo.

Comentarios

Los comentarios están debajo de la vista previa. Aquí puede agregar un comentario, así como editar y eliminar los comentarios que haya agregado.

Nota: No puede agregar un comentario si tiene niveles de permiso de Consumidor para el sitio.

La lista de comentarios muestra los 10 comentarios más recientes. Haga clic en anterior («) y siguiente (») para ver más comentarios.

Lista de acciones y detalles

Las acciones y los detalles se agrupan en secciones que puede expandir y contraer.

Nota: Las opciones de visualización se guardan para la próxima vez que obtenga una vista previa de este archivo.

Acciones del documento: todas las acciones disponibles para el archivo.
Etiquetas: etiquetas asociadas con el artículo. Haga clic en para mostrar la página Editar propiedades. En esta página, haga clic en Seleccionar debajo de la etiqueta Etiquetas para editar las etiquetas. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes y crear etiquetas nuevas.
Compartir: seleccione y copie este enlace para compartirlo con otros.
Propiedades - Haz clic en para editar las propiedades del archivo.
Permisos - Haz clic en para editar los permisos para este archivo.
Historial de versiones: muestra las versiones anteriores. Haz clic en para subir una nueva versión, para reemplazar la versión actual con una versión anterior , para descargar una versión anterior, o para ver las propiedades de la versión anterior.

Ver un archivo en un navegador

Si bien la función de vista previa le permite ver un archivo en Dokurama Share, también tiene la opción de verlo en su navegador predeterminado.

Pase el cursor sobre un archivo en la biblioteca de documentos.
Haga clic en Ver en el navegador.

Se abre una nueva ventana del navegador que muestra el archivo seleccionado. Para algunos tipos de archivos, como documentos de Microsoft Office, Share inicia el archivo en su programa asociado.

Organización del contenido

Con diferentes personas creando carpetas y agregando archivos, querrás estar al tanto. Dokurama Share tiene múltiples funciones disponibles para ayudarlo a mantener el contenido etiquetado, organizado y archivado correctamente.

Arrastrar y soltar contenido

La funcionalidad de arrastrar y soltar le permite mover contenido fácilmente por la biblioteca.

Nota: No puede arrastrar y soltar contenido en las vistas Tabla, Audio o Medios.

En la biblioteca, haga clic en la miniatura del archivo o carpeta que desea mover. No sueltes el botón del ratón.

Cuando mueves una carpeta, todo su contenido se mueve con ella.
Arrastra el contenido a su nueva ubicación. Puede ser una carpeta en el panel del explorador o en la ruta de navegación, o en otra carpeta de la biblioteca.

Nota: La carpeta de destino debe estar visible antes de realizar el movimiento. Cuando se coloca sobre la carpeta, se resalta.

La carpeta de destino aparece resaltada en el árbol o en la ruta de navegación.
Suelte el botón del mouse para mover el contenido.

Importante: para mover varios archivos o carpetas a la vez, o para mover contenido a otra biblioteca del sitio, utilice la acción Mover a.

Para cargar una nueva versión de un archivo existente, debe usar la opción Cargar nueva versión. Si arrastra y suelta un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo que ya se encuentra en la ubicación de colocación, se agregará como un nuevo archivo con -1 agregado al nombre del archivo.

Mover contenido

Puede mover contenido para reubicarlo en otra ubicación dentro de la biblioteca actual o en una biblioteca en un sitio diferente.

Coloque el cursor sobre un archivo/carpeta en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Mover a.

Cuando mueves una carpeta, todo su contenido se mueve con ella.
Coloque el cursor sobre un archivo/carpeta y haga clic en Más y luego en Mover a.

Cuando mueves una carpeta, todo su contenido se mueve con ella.

Nota: En algunas vistas deberá hacer clic en icono de información.
Elija el sitio y la carpeta donde desea colocar el contenido.

Nota: Solo puede mover contenido a sitios para los que tenga permiso de acceso.
Haga clic en Mover.

Puede mover varios archivos/carpetas a la vez seleccionándolos y usando la opción Mover a en el menú Elementos seleccionados.

Copiando contenido

Puede copiar contenido entre ubicaciones, dentro de un sitio o entre diferentes sitios.

Busca el archivo o la carpeta que quieras copiar.

Cuando copia una carpeta, también copia su contenido.
Coloque el cursor sobre un archivo/carpeta y haga clic en Copiar a.

Nota: En algunas vistas deberá hacer clic en icono de información.

Nota: Estás copiando solo la versión actual. El historial de versiones y los comentarios no se transfieren con el contenido.
Elija el sitio y la carpeta donde desea colocar una copia del contenido.

Nota: Solo puede copiar contenido a sitios para los que tenga permiso de acceso.
Haga clic en Copiar.

Se crea una copia del contenido. Esto se considera un archivo nuevo, por lo que aparece como la versión 1.0, con usted como creador.

Puede mover varios elementos a la vez seleccionándolos y usando la opción Mover a en el menú Elementos seleccionados.

Descomprimir contenido

Puede descomprimir los archivos .zip y .acp para agregar su contenido a una carpeta en Dokurama Share.

Esto significa que no necesita descargar un archivo zip para ver su contenido. Puede cargar rápidamente varios archivos al mismo tiempo en un archivo zip y luego descomprimirlos en su ubicación preferida.

Haga clic en un archivo zip o acp para abrir la vista previa del archivo.
Haga clic en Descomprimir en.
Elija el sitio y la carpeta donde desea descomprimir los archivos.

Nota: Solo puede descomprimir archivos en sitios a los que tenga permiso de acceso.
Haga clic en Descomprimir.

Los archivos están descomprimidos y puede acceder a ellos en la carpeta que eligió para colocarlos. El archivo zip todavía está disponible en su ubicación original.

Nota: si tiene un zip que contiene varios miles de archivos, puede tardar más de 10 segundos en completarse. Si este es el caso, es posible que vea un mensaje que indica que no se pudo completar la operación de descompresión. Este mensaje se emite porque Share no ha recibido confirmación de que la operación de descompresión se haya completado en 10 segundos. Verifique la carpeta donde deseaba descomprimir los archivos para ver si la operación de descompresión se completó correctamente.

Nota: los administradores de Alfresco también pueden utilizar el Bulk Herramienta de importación para importar varios archivos.

Renombrar contenido

Puede cambiar rápidamente el nombre de archivos y carpetas.

Busque el archivo/carpeta cuyo nombre desea cambiar.
Pase el cursor sobre el nombre del contenido para mostrar el icono de edición.

Nota: En algunas vistas deberá hacer clic en icono de información.
Haga clic en este ícono para ingresar al modo de edición.
Cambie el nombre y haga clic en Guardar (o presione ENTER).

Nota: No cambie ni elimine la extensión del nombre de archivo.

El nombre actualizado se muestra en la lista de archivos.

Nota: También puede cambiar el nombre de un archivo o carpeta editando sus propiedades.

Etiquetado y categorización de contenido

Puede etiquetar y categorizar contenido similar o relacionado para que sea más fácil encontrar el contenido nuevamente.

Al hacer clic en una categoría o etiqueta en el panel del explorador, se muestra todo el contenido asociado con esa etiqueta o categoría.

Las etiquetas no están estructuradas y son útiles para las búsquedas, mientras que las categorías te ayudan a estructurar la organización de tu contenido.

Las etiquetas y las categorías son una forma de indexación social, y cuando se crean una etiqueta y una categoría, están disponibles en todos sus sitios y todos los usuarios pueden reutilizarlas.

Etiquetas

Cualquiera puede crear etiquetas y luego etiquetar contenido con ellas. Puedes etiquetar:

Archivos y carpetas
Páginas wiki
Publicaciones de blog
Temas de debate
Eventos del calendario
Enlaces de sitios

El etiquetado se puede realizar cuando crea contenido, o puede editar el contenido existente para agregar o quitar etiquetas. Puede crear sus propias etiquetas o seleccionarlas de una lista de etiquetas que ya se utilizan en el sitio actual.

En la Biblioteca de documentos puede administrar etiquetas en la lista de elementos o editando las propiedades del contenido. En todas las demás funciones del sitio, como las páginas wiki y los blogs, administra las etiquetas en la sección Etiquetas al crear o editar contenido, de la siguiente manera:

Agregar una nueva etiqueta: escriba una etiqueta en el campo provisto y luego haga clic en Agregar. Para crear varias etiquetas a la vez, separe cada etiqueta con un espacio. Para agregar una etiqueta de varias palabras, colóquela entre comillas (por ejemplo, "borrador").
Agregar una etiqueta existente: haga clic en Elegir entre etiquetas populares en este sitio para mostrar las etiquetas que ya se usan en el sitio actual, luego haga clic en la etiqueta que desea usar.
Eliminar una etiqueta: En la lista de etiquetas asociadas, haga clic en para eliminar una etiqueta existente.

Nota: las listas de datos no admiten el etiquetado.

También puede buscar contenido utilizando etiquetas como término de búsqueda.

Categorías

A diferencia de las etiquetas, que no están jerarquizadas y cualquiera puede crearlas, las categorías deben ser administradas por un administrador.

Un ejemplo de categorías sería tener Regiones como categoría de nivel superior, luego subcategorías de África, Asia, Europa, América Latina, América del Norte y Oceanía, y luego otras subcategorías de cada uno de sus países.

Las categorías solo se pueden asociar con carpetas y elementos de la biblioteca. El contenido debe estar habilitado para la categorización antes de que pueda agregarlo a una categoría, consulte Gestión de aspectos.

Etiquetado de contenido

Para que el contenido sea más fácil de encontrar, puede crear y administrar etiquetas para archivos y carpetas en la biblioteca de documentos.

En la biblioteca, busque el contenido que desea etiquetar.
Pase el cursor sobre una etiqueta para mostrar el ícono de etiqueta, o si el contenido no tiene etiquetas, coloque el cursor sobre la etiqueta Sin etiquetas.

Nota: En algunas vistas esta opción no está disponible o deberá hacer clic en icono de información.
Haga clic en .
Crear y administrar las etiquetas:
- Crear una nueva etiqueta: escriba el nombre de la etiqueta; puede ser una o más palabras. Presione ENTRAR.
  
  Nota: Es posible que aparezca una lista de posibles coincidencias a medida que escribe. Estas son etiquetas que ya se utilizan en este sitio. Puede seleccionar una etiqueta de esta lista para agregarla.
- Editar una etiqueta existente: haga clic en una etiqueta para acceder al modo de edición. Cambie el nombre de la etiqueta y presione ENTER.
- Eliminar una etiqueta: haz clic en la X a la derecha de una etiqueta para eliminarla.
Haga clic en Guardar.

Categorización de contenido

Puede categorizar archivos y carpetas para agrupar contenido similar en categorías predefinidas.

Pasa el cursor sobre el contenido que deseas categorizar.

Nota: solo puede categorizar contenido que tenga la etiqueta Sin categorías o muestre categorías existentes. Consulte Gestión de aspectos para obtener más detalles sobre cómo permitir que el contenido sea categorizable con el aspecto clasificable.
Haga clic en Editar propiedades.
Haga clic en la opción Categorías Seleccionar.

Se muestran las categorías disponibles. Puede hacer clic en una categoría para mostrar las subcategorías. Las categorías están disponibles para su uso en todos los sitios y por todos los usuarios.
Haga clic en + junto a cada categoría que desee agregar. Puede categorizar archivos utilizando categorías principales y sus subcategorías.
Haga clic en Aceptar y luego en Guardar.

Cuando hace clic en una categoría, ya sea junto al contenido de la biblioteca de documentos o en el panel del explorador, todo el contenido de esa categoría se muestra en la biblioteca de documentos. Cuando hace clic en una etiqueta, ya sea junto al contenido en la biblioteca de documentos o en el panel del explorador, todo el contenido con esa etiqueta se muestra en la biblioteca de documentos.

También puede buscar contenido utilizando etiquetas como término de búsqueda.

Contenido favorito

Utilice la acción Favorito para marcar el contenido de la biblioteca al que accede con frecuencia. Esto agrega el archivo o la carpeta a la vista Mis favoritos en el panel del explorador, donde puede encontrarlo fácilmente.

Puede marcar archivos y carpetas como favoritos.

Consejo: En algunas vistas esta opción no está disponible o deberá hacer clic en icono de información.

En la biblioteca, busque el contenido que desea marcar como favorito.
Haz clic en Favorito.

Verás que el ícono cambia.

Nota: Vuelva a hacer clic en el icono Favorito si desea eliminar el contenido de su lista de favoritos.

Ubicar elementos y carpetas

Cuando filtra el contenido de la biblioteca utilizando una de las vistas del explorador Documentos o Etiquetas, no es posible saber dónde se encuentra un archivo o una carpeta dentro de la estructura de carpetas de la biblioteca. Las acciones Localizar archivo y Localizar carpeta revelan la ubicación real de un archivo o carpeta en la biblioteca.

Esta opción solo está disponible si hay una vista de Documentos (Todos los documentos, Estoy editando, Otros están editando, Modificados recientemente, Agregados recientemente o Mis favoritos) o Etiquetar la vista está seleccionada en el panel del explorador.

Pase el cursor sobre un archivo o carpeta para mostrar las acciones disponibles.

Consejo: En algunas vistas deberás hacer clic en icono de información.
Según el tipo de contenido que haya seleccionado, haga clic en Buscar archivo o Buscar carpeta.

La vista se actualiza para mostrar el archivo/carpeta en su ubicación de biblioteca.

Contenido de selección múltiple

Puede realizar una sola acción en varias piezas de contenido a la vez. Puede seleccionar cualquier número de archivos y carpetas en la misma vista.

Seleccione contenido en la biblioteca de documentos. Puede hacerlo de dos maneras:
- Haga clic en la casilla de verificación de cada archivo y carpeta que desee seleccionar.
- Abra el menú Seleccionar y haga clic en una opción: Documentos, Carpetas o Todo.
En el menú Seleccionar, haga clic en Ninguno para borrar sus selecciones; haz clic en Invertir selección para alternar las casillas de verificación a su estado opuesto.
Abra el menú Elementos seleccionados y haga clic en la acción que desea realizar.

Eliminando contenido

Eliminar contenido para eliminarlo de una biblioteca del sitio.

Coloque el cursor sobre un archivo/carpeta en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Eliminar documento o Eliminar carpeta.

Cuando eliminas una carpeta, también eliminas todo su contenido. Esto incluye cualquier contenido creado por otros usuarios, incluso si no tiene permisos para eliminarlos directamente.

Consejo: En algunas vistas deberás hacer clic en icono de información.

Un mensaje le solicita que confirme la eliminación.
Haga clic en Eliminar.

El contenido se mueve a la papelera. Desde allí puedes recuperarlo o borrarlo definitivamente.

Nota: si el archivo ha sido declarado como un registro entonces el registro todavía está disponible en el sitio de administración de registros.

Recuperación de contenido eliminado

Si necesita recuperar contenido que ha eliminado, es fácil recuperarlo de su papelera.

Abre el menú de usuario en la barra de herramientas y haz clic en Mi perfil y luego en la pestaña Papelera.

Consejo: Todo el contenido que eliminó aparece aquí. Puede ingresar un nombre de contenido en el campo de búsqueda y hacer clic en Buscar para buscar contenido específico.
Haz clic en Recuperar junto a un elemento para recuperarlo.

El contenido seleccionado se restaura en la ubicación desde la que lo eliminó. También puede recuperar varios elementos seleccionándolos y haciendo clic en Elementos seleccionados y luego en Recuperar.

Vaciando tu papelera

Cuando elimina contenido, se mueve a su papelera. Al vaciar la papelera, puede eliminar contenido de forma permanente.

Importante: después de vaciar la papelera o eliminar contenido de ella, el contenido desaparecerá de forma permanente; no puedes recuperarlo de nuevo.

Abre el menú de usuario en la barra de herramientas y haz clic en Mi perfil y luego en la pestaña Papelera.

Consejo: Todo el contenido que eliminó aparece aquí. Puede ingresar un nombre de contenido en el campo de búsqueda y hacer clic en Buscar para buscar contenido específico.
Haga clic en Vacío y luego en Aceptar.

De forma predeterminada, solo se eliminan 1000 elementos a la vez.

El contenido se elimina de forma permanente. También puede eliminar elementos específicos de forma permanente haciendo clic en Eliminar junto a ellos, o eliminar varios elementos seleccionándolos y haciendo clic en Elementos seleccionados y luego en Eliminar.

En Alfresco, puede utilizar las funciones sociales para marcar archivos y carpetas como "Me gusta", marcar como favoritos y comentar.

Estas funciones sociales están disponibles en la pantalla de vista previa de archivos, en el dashlet de contenido del sitio y en varias de las vistas de la biblioteca de documentos. Puede seleccionar ver solo los archivos favoritos en varios de sus dashlets de usuario y sitio.

Haga clic en para indicar que le gusta un archivo/carpeta. Puede volver a hacer clic en él para indicar que no le gusta.
Haga clic en para marcar como favorito un archivo/carpeta. Puede volver a hacer clic en él para quitarlo de favorito.
Haz clic en Comentar para comentar un archivo/carpeta. Cuando haya ingresado su comentario, haga clic en Agregar.

Nota: No puede agregar comentarios si su nivel de permiso en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su administrador de Alfresco si necesita cambiar su nivel de permiso.

Administrar tus comentarios

Agregar comentarios al contenido es una forma conveniente de dar retroalimentación. Puede editar y eliminar cualquier comentario que haya agregado.

No puede agregar comentarios si su nivel de permiso en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su administrador de Alfresco si necesita cambiar su nivel de permiso.

Solo los administradores del sitio pueden editar y eliminar los comentarios de otro usuario.

Agregar un comentario

Puede agregar comentarios a carpetas y archivos individuales para brindar información o notas a otros usuarios.

Puede comentar tanto en archivos como en carpetas. Esta función está disponible en una pantalla de vista previa de archivos, en el dashlet de contenido del sitio y en varias de las vistas de la biblioteca de documentos.

Nota: No puede agregar comentarios si su nivel de permiso en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su administrador si necesita cambiar su nivel de permiso.

Encuentre el contenido (archivo o carpeta) que desea comentar.
Haga clic en Comentar.

Se abre el cuadro de comentarios en la pantalla de vista previa del archivo.
Introduce tu comentario.

El cuadro de texto incluye funciones para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la fuente; y ayuda con la edición.
Haga clic en Agregar comentario.

Tu comentario aparece en la parte superior de la lista. Tiene la opción de editar los comentarios que ha realizado y los administradores del sitio pueden editar cualquier comentario.

Editando un comentario

Puede editar un comentario para cambiar lo que dice.

Encuentre el contenido (archivo o carpeta) que comentó y haga clic en él para abrirlo en la pantalla de vista previa del archivo.
Haga clic en el icono de editar comentario para el comentario que desea editar.

Este ícono está disponible solo para el usuario que creó el comentario y los administradores del sitio. La lista de comentarios muestra los últimos diez comentarios agregados.
Editar el comentario.
Haga clic en Guardar.

El nombre de usuario y la imagen de perfil junto al comentario indican quién lo agregó. Estos detalles no se reemplazan con los suyos propios si está editando el comentario de otro usuario.

Eliminar un comentario

Puede eliminar un comentario que haya creado y los administradores del sitio pueden eliminar cualquier comentario.

Encuentre el contenido (archivo o carpeta) que comentó y haga clic en él para abrirlo en la pantalla de vista previa del archivo.
Haz clic en el icono Eliminar comentario para el comentario desea eliminar.

Este ícono está disponible solo para el usuario que creó el comentario y los administradores del sitio. La lista de comentarios muestra los últimos diez comentarios agregados.

Un mensaje le solicita que confirme la eliminación del comentario seleccionado.
Haga clic en Eliminar.