Archivos y carpetas

Una vez que se agregan archivos a un sitio, los miembros del sitio pueden acceder a ellos y trabajar con ellos. Además de agregar más archivos, los miembros pueden ver, descargar, editar y eliminar archivos.

Editar archivos

Hay varias formas de editar contenido. Estas opciones están disponibles siempre que sean adecuadas para un tipo de archivo.

La acción Editar sin conexión le permite descargar un archivo a su computadora para que pueda editarlo allí. Esto bloquea el archivo en la biblioteca para evitar que otros lo editen simultáneamente. Está disponible para todos los archivos.

La acción Editar en Microsoft Office le permite editar un archivo en el programa adecuado de MS Office. El archivo está bloqueado en Dokurama Share mientras se edita. Solo está disponible para archivos de Microsoft Office 2003 o posterior.

La acción Editar en Dokurama Share le permite editar archivos de texto sin formato, HTML o XML directamente en la biblioteca de documentos. Está disponible para estos tipos de archivos, que se pueden crear con la función Crear en la biblioteca.

La acción Editar en Google Docs te permite trabajar con archivos en Google Docs. El archivo está bloqueado en Dokurama Share mientras se edita. Está disponible para formatos de documentos, presentaciones y hojas de cálculo compatibles.

También puede editar las propiedades de un archivo o cargar contenido como una nueva versión de un archivo existente.

Editar archivos sin conexión

Cuando edita un archivo sin conexión, se descarga a su computadora y se bloquea en la biblioteca, para que otros usuarios no puedan sobrescribirlo mientras realiza cambios sin conexión.

1. Pasa el cursor sobre un archivo y haz clic en Más y luego en Editar sin conexión.

   Las indicaciones que siguen varían según el navegador.

2. Siga las indicaciones. Cuando se le solicite abrir o guardar el archivo, guárdelo en su computadora.

   Nota: Según la configuración de su navegador, el archivo puede guardarse automáticamente en una ubicación predeterminada en su computadora.

   El archivo se agrega a la vista Estoy editando (en el lado izquierdo de la biblioteca). El archivo original todavía está en su ubicación original en la biblioteca. Un icono indica a los usuarios que usted bloqueó el archivo para editarlo.

3. Ahora puede abrir y editar la versión que ha descargado.

   Cuando haya terminado, haga clic en Subir nueva versión para subir la versión editada a Dokurama Share.

   Puede hacer clic en Cancelar edición para desbloquear el archivo sin realizar cambios.

Editar archivos en Dokurama Share

Puede editar archivos de texto sin formato, HTML y XML directamente en Dokurama Share.

Nota: Esta acción también está disponible para archivos configurados con el aspecto Editable en línea.

1. Pasa el cursor sobre un archivo y haz clic en Más y luego en Editar enDokurama Share.

   Aparece la página Editar contenido.

2. Edite los detalles del archivo y el contenido según sea necesario.

   El Nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? : y |. Cuando el nombre contiene un carácter no permitido, el Guardar está deshabilitado.

   Nota: El nombre de la carpeta puede incluir un punto siempre que no sea el último carácter. Esto le permite agregar una extensión (por ejemplo, .txt, .html o .xml).

3. Haga clic en Guardar.

Edición de archivos en Microsoft Office

Puedes editar archivos de Microsoft Office directamente desde Dokurama Share. Cuando está editando un archivo, está bloqueado en Compartir hasta que termine de editarlo.

Nota: si está trabajando en una Mac, asegúrese de haber actualizado a la última versión secundaria de Microsoft Office. Si tiene instalada una versión anterior, es posible que tenga problemas para abrir documentos.

1. Pase el cursor sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Editar en Microsoft Office.

   Un mensaje le pide que se asegure de que puede confiar en el contenido.

   El archivo se abre en una ventana separada. En Compartir el archivo se mostrará como bloqueado.

   Nota: Es posible que reciba una nueva solicitud para ingresar sus datos de inicio de sesión de Compartir y Habilitar edición.

2. Ahora puede editar el archivo.

   El número de versión secundaria en Compartir se actualiza cada vez que guarda el archivo. Todas las funciones estándar de Microsoft Office están disponibles.

3. Cuando haya terminado, guarde y cierre el archivo.

Editar archivos en Google Docs

La acción Editar en Google Docs está disponible para cualquier archivo que se pueda editar en Google Docs. Se admiten formatos comunes de documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Los archivos que editas se almacenan temporalmente en Google Docs y luego se eliminan de Google Docs una vez que se han vuelto a registrar en Dokurama Share.

1. Pasa el cursor sobre el archivo y haz clic en Más y luego en Editar en Google Docs.

   Si se le solicita, autorice a Share para acceder a su cuenta de Google Docs. Si tiene un nombre de usuario de Google en su perfil de Dokurama Share, se utilizará como cuenta predeterminada.

   Nota: si su navegador le pide que permita las ventanas emergentes para Google Docs, continúe y hágalo. Si usa Safari, no podrá usar Google Docs hasta que habilite todas las ventanas emergentes en la configuración, por lo que, por razones de seguridad, es posible que prefiera usar un navegador diferente. Si anteriormente bloqueó el archivo para editarlo y está volviendo a él, tendrá la acción Reanudar la edición en Google Docs.

   El archivo se abre en Google Docs en una nueva pestaña del navegador. Está bloqueado en Compartir para que otros usuarios no puedan editarlo mientras trabaja en él. El archivo permanece bloqueado hasta que descarte o guarde los cambios.

2. Editar el contenido.

3. Cuando termines, cierra la pestaña del navegador Google Docs.

   En Dokurama Share verás que el archivo muestra los icono para mostrar que está abierto en Google Docs.

4. En Dokurama Share, haz clic en Más y luego en Buscar en Google Doc.

   También puede seleccionar Reanudar edición en Documentos de Google para continuar con la edición y Cancelar edición en Documentos de Google para descartar la sesión de edición y los cambios realizados.

5. En el cuadro de diálogo Información de la versión, indique si la revisión es mayor o menor, luego agregue cualquier información que pueda ser relevante para las actualizaciones que realizó.

6. Haga clic en Aceptar.

   Esto guarda el archivo en Dokurama Share y lo desbloquea.

   Nota: consulta las preguntas frecuentes de Google Docs para obtener más información sobre cómo trabajar con Google Docs.

Compartir archivos de Google Docs

Puede compartir archivos de Google Docs mientras los edita para que varios usuarios puedan trabajar con un documento al mismo tiempo.

1. Pasa el cursor sobre un archivo y haz clic en Más y luego en Editar en Google Docs, o selecciona esta opción en la pantalla de vista previa del archivo.

   Si se le solicita, autorice a Dokurama Share a acceder a su cuenta de Google Docs.

   Nota: Si anteriormente bloqueó este archivo para editarlo y está volviendo a él, deberá hacer clic en la acción Reanudar la edición en Google Docs.

   El archivo se abre en Documentos de Google. Se bloqueará en Compartir para que otros usuarios no puedan editarlo mientras trabaja en él. El archivo permanece bloqueado hasta que descarte o guarde los cambios.

2. Haga clic en Compartir.

3. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir en el cuadro de texto debajo de "Agregar personas". Puede agregar una sola persona, una lista de correo o elegir entre sus contactos.

4. Elija el nivel de acceso en el menú junto a cada colaborador: Puede ver, Puede comunicarse, o Puede editar.

5. Haga clic en Listo.

   Todos los usuarios con los que haya compartido el documento recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo. Cuando hagan clic en el enlace, podrán ver y editar el archivo mientras estás en tu sesión de edición. Cuando vuelva a guardar el archivo en Compartir o descarte los cambios, no podrán editarlo más hasta que repita los pasos anteriores.

6. Cuando haya terminado de editar, cierre las pestañas de Google Drive y, en su sesión de edición de Compartir, haga clic en Guardar en Alfresco Share.

Preguntas frecuentes sobre Documentos de Google

Si tiene problemas para trabajar con archivos en Google Docs, consulte la lista para ver si hay alguna forma de resolver su problema.

Editar propiedades de archivos y carpetas

Edite los detalles básicos de una carpeta o archivo para cambiar su nombre, descripción y etiquetas. Estas propiedades también se conocen como metadatos.

Nota: Si la carpeta o archivo seleccionado tiene el aspecto Clasificable aplicado, habrá una opción adicional de Categorías disponible.

1. Coloca el cursor sobre un archivo o carpeta y haz clic en Editar propiedades.

   El cuadro de diálogo Editar propiedades muestra los metadatos básicos del elemento. El enlace Todas las propiedades en la esquina superior derecha mostrará el conjunto completo de propiedades disponibles para el artículo.

2. Editar los detalles.

   El Nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ ? : y |.

   Nota: El nombre puede incluir un punto siempre que no sea el último carácter.

3. Haga clic en Seleccionar debajo de la etiqueta Etiquetas para editar las asociaciones de etiquetas. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes y crear etiquetas nuevas.

   En la página Seleccionar, la columna izquierda enumera las etiquetas que se utilizan en esta red. La columna de la derecha muestra las etiquetas ya asociadas con la carpeta o el elemento.

   1. Crear una nueva etiqueta: Escriba el nombre de la etiqueta y haga clic en Crear nuevo icono de elemento (o presione ENTER). Cree una etiqueta a la vez. La etiqueta puede ser una sola palabra o una cadena de palabras.

   2. Agregar una etiqueta existente: Busque una etiqueta en la columna de la izquierda y haga clic en Añadir icono para asociarlo con la carpeta o elemento actual.

   3. Eliminar una etiqueta existente: busque una etiqueta en la columna de la derecha y haga clic en Eliminar icono.

   4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

   Nota: Puede agregar, editar y eliminar etiquetas al pasar el cursor sobre las etiquetas existentes o la descripción Sin etiquetas en la biblioteca de documentos.

Subiendo nuevas versiones

Puede cargar contenido desde su computadora para actualizar un archivo.

Hacer esto en un archivo que bloqueó actualiza el contenido y elimina el bloqueo al mismo tiempo. También puede hacer esto con un archivo desbloqueado para actualizarlo sin descargarlo primero a su computadora.

1. Busque el archivo que desea actualizar.

   Nota: La vista Estoy editando muestra los archivos bloqueados por usted para su edición.

2. Pase el cursor sobre el archivo y haga clic en Más y luego en Cargar nueva versión.

3. Haga clic en Seleccionar archivos para cargar en el cuadro de diálogo Actualizar archivo.

4. Busque y seleccione el archivo que desea cargar desde su computadora.

   Nota: Si selecciona un archivo con un nombre o tipo de archivo diferente, se mostrará. Puede continuar como en el siguiente paso, cancelar o seleccionar un archivo diferente para cargar. Si continúa, se usará el nombre del archivo cargado y/o el tipo de archivo.

5. Indique si la revisión es menor o mayor.

6. En el cuadro Comentarios, agregue cualquier información que sea relevante para la actualización.

7. Haga clic en Subir.

8. Cuando la barra de progreso muestre que la carga está completa, haga clic en Aceptar.

   Al actualizar un archivo bloqueado, se desbloquea y se elimina de la vista Estoy editando.

Descargando archivos

Puedes descargar rápidamente archivos de Dokurama Share para tener una copia local.

Importante: cuando selecciona un archivo bloqueado, en realidad está descargando la última versión que se agregó a Share, que podría estar desactualizada. El usuario que lo bloqueó para editarlo podría tener una versión más reciente fuera de Share.

1. Coloque el cursor sobre un archivo/carpeta y haga clic en Descargar / Descargar como Zip.

   Se le pedirá que abra o guarde el archivo. Según la configuración de su navegador, es posible que el archivo se guarde automáticamente en una ubicación predeterminada de su computadora.

   Nota: Descargar como Zip no puede crear archivos zip de más de 4 GB.

2. Guarde el archivo en su computadora.

   Nota: también puede seleccionar varios archivos y/o carpetas y Descargar como Zip desde el menú Elementos seleccionados. Si un archivo es de Microsoft Office, PDF u otro tipo de archivo basado en texto (no una imagen o un video), también puede Descargarlo en su formato original o como PDF en la pantalla de vista previa del archivo. .

Compartir archivos

Puedes compartir un archivo fácilmente, incluso con personas que no tienen una cuenta de Dokurama Share. Al hacer clic en la acción Compartir, se genera una URL que puede enviar por correo electrónico o publicar mediante sitios web de redes sociales.

Las personas con acceso a la URL pueden ver el archivo. Aquellos con una cuenta Share tienen la opción de iniciar sesión; aquellos que no tengan una cuenta pueden crear una.

Esta opción está disponible en la vista detallada de la biblioteca de documentos y en la pantalla de vista previa del archivo. En las vistas gráficas de la Biblioteca de documentos, haga clic en para ver la opción .

1. En la Biblioteca de documentos busque el archivo que desea compartir.

   Solo puedes compartir archivos, no carpetas.

2. Haz clic en Compartir.

   Aparece una ventana que muestra la URL de este archivo.

   Nota: La acción Ver le permite obtener una vista previa del archivo para asegurarse de que es el contenido que desea compartir.

3. Haga clic en el icono que representa cómo desea compartir el enlace.

   Nota: también puede copiar el enlace y pegarlo donde desee, como un correo electrónico o un documento.

   Cuando selecciona una opción para compartir, se muestra una página relevante para su selección.

4. Complete los detalles en la página proporcionada y comparta el enlace.

   • Correo electrónico: el asunto y el cuerpo del correo electrónico se rellenan automáticamente. Agregue un destinatario y edite el mensaje según sea necesario, luego envíelo.
   • Facebook: escribe un comentario para publicar con el enlace y selecciona cómo quieres compartirlo. Haz clic en Compartir enlace.
   • Twitter: edite el mensaje según sea necesario y haga clic en Twitter.
   • Google+: escribe un comentario para publicar con el enlace y especifica con quién quieres compartirlo. Haz clic en Compartir.

   Nota: si un archivo es de Microsoft Office, PDF u otro tipo de archivo basado en texto (no una imagen o video), también puede hacer clic en en la vista previa del archivo para compartir un enlace al elemento, e incluso seleccionar para Enlace a la página actual.

Cuando ya no desee que su archivo compartido públicamente esté disponible, puede romper el vínculo. Una vez que invalide el enlace, cualquier persona que intente acceder a él no podrá llegar a la página pública.

1. Busca el archivo que compartiste anteriormente.

2. Haga clic en Compartido. Aparece la ventana que muestra la URL del elemento.

3. Haga clic en Dejar de compartir.

Administrar permisos de archivos y carpetas

Puede anular los permisos de sitio predeterminados para cualquier contenido que agregue a la biblioteca de documentos. Esto le permite controlar lo que los miembros del sitio pueden ver y hacer con su contenido.

Cada usuario tiene una función asignada en el sitio (Administrador, Colaborador, Colaborador o Consumidor) y cada función tiene un conjunto predeterminado de permisos. Esto controla las acciones que los miembros del sitio pueden realizar en el sitio.

La función Administrar permisos va más allá de los permisos del sitio. Le permite anular la función del sitio de un usuario para un elemento de contenido o carpeta en particular. Esto significa que puede dar a un miembro del sitio más o menos acceso a contenido específico en comparación con lo que puede hacer con otro contenido en la biblioteca.

Esto puede ser realmente útil para ocultar y restringir el contenido solo a un grupo determinado de miembros del sitio.

Nota: Recuerda mantener tu contenido seguro. Si le das acceso a alguien a un archivo o carpeta, verá la ruta de navegación, incluso cuando no tenga acceso a su carpeta principal.

Nota: No otorgue permisos a usuarios que no sean miembros del sitio, ya que esto puede causar problemas con la biblioteca de documentos.

1. Pase el cursor sobre un archivo/carpeta en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Administrar permisos.

2. Administrar los permisos heredados:

   • Heredar permisos muestra que los permisos se heredan de la carpeta principal. Haga clic en este botón para ignorar los permisos heredados.
   • Heredar permisos muestra que los permisos no se heredan de la carpeta principal. Haga clic en este botón para heredar los permisos.

3. Gestionar los permisos locales:

   1. Haga clic en Añadir usuario.

   2. Busque el usuario para el que desea definir permisos.

   3. Haga clic en Buscar o presione ENTER.

      La búsqueda devuelve una lista de usuarios.

   4. Haga clic en Agregar para colocar un usuario en la tabla de permisos establecidos localmente. Al usuario se le asigna el rol de Consumidor.

   5. Cambie el rol según sea necesario.

   6. Repita este paso para agregar más usuarios y establecer sus permisos para el mismo contenido.

      Nota: Para revocar los permisos de un usuario, haga clic en Eliminar en la columna Acciones.

4. Haga clic en Guardar.

Convertirse en propietario de contenido

Puede tomar posesión de archivos y carpetas de otros usuarios.

Es posible que deba hacer esto si alguien que era propietario de un archivo o carpeta ha dejado su empresa y debe asumir la responsabilidad por ello.

Nota: Debes ser administrador del sitio o tener permiso para eliminar un archivo o carpeta para convertirte en su propietario, consulta Roles y permisos de usuario.

1. Haga clic en un archivo para abrir la vista previa del archivo.

   Nota: Si está tomando posesión de una carpeta, debe pasar el cursor sobre ella y luego seleccionar Ver detalles.

2. Haga clic en Convertirse en propietario y seleccione Aceptar.

   Ahora tiene todos los derechos de propiedad del archivo/carpeta.

Cambiar el tipo de contenido

Puede cambiar el tipo de contenido de un archivo de su valor predeterminado a un valor más específico.

Solo puede cambiar el tipo de contenido si su administrador de Alfresco ha configurado las propiedades del tipo de contenido para que pueda mejorar un archivo dándole un tipo (por ejemplo, cambiando un documento estándar a un documento de políticas).

1. Haga clic en un archivo para verlo en la pantalla de vista previa de archivos.

2. En la lista Acciones de documento, haga clic en Cambiar tipo.

   Aparece el cuadro de diálogo Cambiar tipo.

3. Seleccione el tipo requerido.

   Nota: La lista Nuevo tipo está vacía hasta que un administrador de Alfresco defina los tipos.

4. Haga clic en Aceptar.

   Cuando asigna una propiedad de tipo a un archivo, se muestra tanto en la pantalla de vista previa del archivo como en la pantalla Editar propiedades del archivo.