Tareas y flujos de trabajo

Las tareas y los flujos de trabajo lo ayudan a realizar un seguimiento de las cosas que usted y otros usuarios deben hacer. Puede crear una tarea o flujo de trabajo independiente, o puede adjuntarle un archivo.

Un flujo de trabajo es un proceso que controla una tarea específica, como la revisión de un documento. Cada tarea se puede asignar a una o más personas cuando se crea un flujo de trabajo. Los creadores de flujos de trabajo pueden seleccionar enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a los usuarios a los que se les asigna una tarea como parte del flujo de trabajo, pero ya sea que se envíe un correo electrónico o no, la tarea será visible en el dashlet Mis tareas de los usuarios.

Una vez que todas las acciones de tareas requeridas por un flujo de trabajo hayan finalizado, el flujo de trabajo pasará del estado activo al estado completado. En este punto, puede eliminar el flujo de trabajo.

Los usuarios individuales administran sus propias tareas y la persona que creó un flujo de trabajo administra el flujo de trabajo.

Puede iniciar flujos de trabajo desde varios lugares:

• Pase el cursor sobre un archivo en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Iniciar flujo de trabajo
• Haga clic en Tareas en la barra de herramientas, seleccione cualquier opción y luego haga clic en Iniciar flujo de trabajo
• Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en el dashlet Mis tareas

Inicio de un flujo de trabajo

Puede adjuntar un flujo de trabajo directamente a uno o más archivos. Iniciar un flujo de trabajo genera una tarea de flujo de trabajo, como una revisión.

1. Pase el cursor sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Iniciar flujo de trabajo.

   Nota: puede iniciar un flujo de trabajo para varios archivos de la biblioteca seleccionándolos y seleccionando Iniciar flujo de trabajo en el menú Elementos seleccionados.

   Nota: también puede iniciar un flujo de trabajo haciendo clic en Tareas en la barra de herramientas, seleccionando cualquier opción y luego haciendo clic en Iniciar flujo de trabajo. Iniciar flujo de trabajo también está disponible en el dashlet personal Mis tareas.

   Se abre la página Iniciar flujo de trabajo.

2. Seleccione un flujo de trabajo de la lista Flujo de trabajo.

   Los siguientes flujos de trabajo preconfigurados están disponibles:

   • Nueva tarea: asigne una nueva tarea a usted mismo o a otro usuario.
   • Revisar y aprobar (revisión grupal): configure la revisión y aprobación de contenido, asignando la tarea de flujo de trabajo a un solo grupo.
   • Revisar y aprobar (uno o más revisores): solicite la aprobación del archivo de uno o más usuarios.
   • Revisar y aprobar (revisión conjunta): configure la revisión y aprobación del contenido, asignando la tarea de flujo de trabajo a varios usuarios. Un usuario puede tomar posesión de la tarea a la vez, completarla o devolverla al grupo para que otro usuario asociado con la tarea la reclame.
   • Revisar y aprobar (revisor único): configure la revisión y aprobación del contenido, asignando la tarea de flujo de trabajo a un solo usuario.

   El formulario de flujo de trabajo apropiado se muestra donde ingresa los detalles de la tarea de flujo de trabajo que se está iniciando. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).

   Nota: Es posible que su administrador de Alfresco haya configurado flujos de trabajo adicionales entre los que puede elegir.

3. Ingrese los detalles del flujo de trabajo en la sección General.

   1. En el campo Mensaje, describa los requisitos de la tarea, como Revise el contenido adjunto. Esto debería explicar claramente al usuario lo que se espera que haga. Este texto se muestra en el dashlet Mis tareas para la tarea de flujo de trabajo.
   2. Seleccione una fecha de vencimiento para la tarea.
   3. Seleccione una configuración de prioridad para la tarea.

4. Seleccione los usuarios o grupos para asignarles la tarea generada por el flujo de trabajo.

   Asigne la tarea a un usuario o a un grupo de usuarios según el tipo de flujo de trabajo seleccionado.

   1. En la sección Asignatario, haga clic en Seleccionar y escriba el nombre completo o parcial de un usuario.
   2. Haga clic en Buscar.
   3. Haga clic en el icono + para seleccionar un usuario.

      Nota: puede seleccionar varios usuarios para la tarea Enviar documento(s) para revisión.

   4. Haga clic en Aceptar.
   5. Si su tarea está asignada a más de una persona, complete el campo Porcentaje de aprobación requerido. Ingrese el porcentaje de revisores que deben aprobar la tarea antes de que se pueda marcar como completa.

5. Si ha creado la tarea a partir de una lista de acciones de archivo, entonces ya está asociada con ese elemento. Puede agregar más archivos.

   Nota: Puede vincular una tarea al contenido de cualquier sitio de la red actual al que tenga permiso de acceso.

   1. Haga clic en Agregar, luego seleccione un sitio y luego navegue hasta los archivos que desea agregar.

      El botón en la parte superior de la lista indica su ubicación actual. Haga clic aquí para mostrar la ruta completa; haga clic en una entrada para volver a ese punto en la ruta. Haga clic en la flecha hacia arriba para volver al nivel anterior.

   2. Haga clic en el ícono + Agregar para agregar un archivo a la tarea.

   3. Haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

      El archivo o los archivos se agregan a la tarea. Puede hacer clic en:

      • Ver más acciones a la derecha de un archivo en esta lista para mostrarlo en la pantalla de vista previa del archivo. Esto cancelará la tarea y deberá comenzar de nuevo.
      • Eliminar para eliminar un archivo de la tarea.
      • Eliminar todo para eliminar todos los archivos de la tarea.

6. Puede seleccionar la casilla de verificación Enviar notificaciones por correo electrónico para enviar automáticamente un correo electrónico a los usuarios cada vez que se les asigne una tarea.

   Las tareas seguirán apareciendo en el dashlet Mis tareas de los usuarios. El correo electrónico se envía a la dirección de correo electrónico que figura en el perfil del usuario. Si no se proporciona una dirección, no se enviará ningún correo electrónico.

   Nota: para tareas grupales y agrupadas, todos los miembros del grupo seleccionado recibirán la notificación por correo electrónico.

7. Haga clic en Iniciar flujo de trabajo.

   Se crea la tarea de flujo de trabajo. En la lista de archivos, un icono a la izquierda de los archivos seleccionados indica que forman parte de un flujo de trabajo activo.

Ver los flujos de trabajo que ha iniciado

Puede ver los detalles completos de todos los flujos de trabajo que ha iniciado.

1. Haga clic en Tareas y luego en Flujos de trabajo que he iniciado.

   La página Flujos de trabajo que he iniciado muestra los flujos de trabajo que ha creado. Puede usar los filtros en el panel de exploración para ver un conjunto específico de flujos de trabajo.

2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo que desea ver y haga clic en Ver historial.

   Nota: También puede hacer clic en el título del flujo de trabajo.

   La página Detalles muestra toda la información relacionada con este flujo de trabajo.

   • Haga clic en Ver tareas actuales en la parte superior de la página para ir a la sección Tareas actuales que muestra las tareas generadas a partir del flujo de trabajo seleccionado. Desde aquí puedes ver o editar una tarea.
   • Haga clic en el vínculo de la sección Tarea completada más recientemente para ver los detalles de la última tarea completada como parte de este flujo de trabajo. Esta tarea también aparece en la sección Historial.
   • Mira las tareas completadas en la sección Historial. Haga clic en una tarea para ver sus detalles.
   • Haga clic en un elemento de la lista Elementos para verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Haga clic en el botón Atrás de su navegador para volver a la página Detalles del flujo de trabajo.
   • Si inició el flujo de trabajo, puede hacer clic en Cancelar flujo de trabajo para cancelar un flujo de trabajo activo. Eliminar flujo de trabajo para eliminar un flujo de trabajo completado.

3. Haga clic en Flujos de trabajo que he iniciado para volver a la lista de flujos de trabajo.

Cancelar un flujo de trabajo activo

Puede cancelar un flujo de trabajo activo si descubre que ya no lo necesita. Esto elimina todas las tareas relacionadas con el flujo de trabajo.

1. En la página Flujos de trabajo que he iniciado, asegúrese de haber seleccionado la vista Activa en el panel del explorador.

2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo que desea cancelar y haga clic en Cancelar flujo de trabajo.

   Un mensaje le pide que confirme la acción.

3. Haga clic en Sí.

   El flujo de trabajo seleccionado se cancela y se elimina de la lista de flujos de trabajo. Se eliminan todas las tareas relacionadas con el flujo de trabajo, lo que las elimina de la vista Activo en la página Mis tareas. También se eliminan del dashlet Mis tareas.

Eliminar un flujo de trabajo completado

Una vez que haya terminado con un flujo de trabajo, puede eliminarlo para borrarlo de la lista de flujos de trabajo. Esto también elimina todas las tareas asociadas con el flujo de trabajo.

1. En la página Flujos de trabajo que comencé, seleccione la vista Completados en el panel del explorador.

2. Pase el cursor sobre un flujo de trabajo y haga clic en Eliminar flujo de trabajo.

   Un mensaje le solicita que confirme la eliminación.

3. Haga clic en Sí.

   El flujo de trabajo se elimina y se elimina de la lista de flujos de trabajo. Las tareas relacionadas con el flujo de trabajo se eliminan, lo que las elimina de la vista Completadas en la página Mis tareas. También se eliminan del dashlet Mis tareas.

Ver tareas y flujos de trabajo

Puede ver los detalles de una tarea individual o del flujo de trabajo que inició una tarea.

1. Haga clic en Tareas y luego en Flujos de trabajo que he iniciado.

   Nota: También puede ver y editar tareas desde el dashlet Mis tareas.

2. En la página Mis tareas, coloque el cursor sobre una tarea y haga clic en una acción:

   • Ver tarea: muestra los detalles de la tarea
   • Ver flujo de trabajo: muestra los detalles del flujo de trabajo

   Nota: Un icono () indica una tarea agrupada. Las tareas agrupadas que se pueden reclamar se marcan como Sin asignar.

3. Haga clic en las opciones Detalles de la tarea y Detalles del flujo de trabajo para moverse entre las dos vistas de página.

   La página Detalles de la tarea muestra toda la información relacionada con esta tarea.

   • En la lista de elementos, haga clic en un elemento para obtener una vista previa en la biblioteca. Haga clic en el botón Atrás de su navegador para volver a la página Detalles de la tarea.
   • Haga clic en Editar para editar la tarea.

   La página Detalles del flujo de trabajo muestra la información del flujo de trabajo que generó esta tarea.

   • Haga clic en Ver diagrama de proceso para mostrar una representación gráfica del flujo de trabajo. Un borde rojo resalta la etapa actual del flujo de trabajo. Haga clic en cualquier parte del gráfico para cerrarlo.
   • Haga clic en Ver tareas actuales en la parte superior de la página para ir a la sección Tareas actuales que muestra las tareas generadas a partir del flujo de trabajo seleccionado. Desde aquí puedes ver o editar una tarea.
   • Haga clic en el vínculo de la sección Tarea completada más recientemente para ver los detalles de la última tarea completada como parte de este flujo de trabajo. Esta tarea también aparece en la sección Historial.
   • Mira las tareas completadas en la sección Historial. Haga clic en una tarea para ver sus detalles.
   • Haga clic en un elemento de la lista Elementos para verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Haga clic en el botón Atrás de su navegador para volver a la página Detalles del flujo de trabajo.
   • Si inició el flujo de trabajo, puede hacer clic en Cancelar flujo de trabajo para cancelar un flujo de trabajo activo.

Administración de tareas

Las tareas que tiene asignadas aparecen en dos lugares: el dashlet personal Mis tareas y la página Mis tareas. Cada tarea permanece asignada a usted hasta que la complete o la reasigne.

1. Haga clic en Tareas y luego en Mis tareas.

2. Pasa el cursor sobre una tarea y haz clic en Editar tarea.

   Aparece la página Editar tarea que muestra los detalles de la tarea. Las acciones disponibles en esta página dependen del tipo de tarea.

   Nota: También puede acceder a esta página desde el dashlet Mis tareas: haga clic en el icono Editar tarea.

3. Administre la tarea seleccionada de una o más de las siguientes maneras:

   • Actualizar: si la tarea está en progreso pero aún no se ha completado, puede cambiar el estado de la tarea y agregar un comentario que indique su progreso. Recuerde hacer clic en Guardar y cerrar. La tarea permanece asignada a usted.
   • Reasignar: haga clic en Reasignar y utilice el campo de búsqueda proporcionado para encontrar un usuario. Haz clic en Seleccionar a la derecha de un usuario para reasignar la tarea a esa persona.
   • Aprobar o rechazar: cuando haya terminado con una tarea, puede actualizar el estado de la tarea, agregar un comentario que indique el trabajo realizado y luego hacer clic en Aprobar o Rechazar. La tarea vuelve al usuario que inició el flujo de trabajo y ya no aparece en su lista de tareas.
   • Reclamar: haz clic en Reclamar para asumir la responsabilidad de una tarea agrupada. Esta acción solo está disponible para tareas agrupadas que no están asignadas.
   • Liberar al grupo: haga clic en Liberar al grupo para volver a colocar una tarea en el grupo. La tarea aparecerá en la lista de tareas como Sin asignar y puede ser reclamada por otro usuario. Esta acción solo está disponible para tareas agrupadas que actualmente son de su propiedad.
   • Agregar: haga clic en Agregar debajo de la lista de archivos para ubicar y seleccionar archivos para agregar a la tarea. Esta acción solo está disponible para tareas Adhoc.
   • Tarea terminada: cuando completa una tarea, regresa al usuario que inició el flujo de trabajo asociado. Haz clic en Tarea terminada para finalizar una tarea. Esto lo elimina de su lista de tareas.

   Cuando se completa la acción seleccionada, se le redirige a una pantalla adecuada.